Garantías para una Sistematización Exitosa en una Institución Educativa

Las instalaciones de los sistemas informáticos en la actualidad presentan altos retos para cumplir exitosamente con lo previsto por el cliente final, en ocasiones por mala administración del proceso de ingeniería de requerimientos, por incidentes de logística del proyecto o por fallas técnicas en los productos que no permiten un aprovechamiento de las funciones contratadas. 

A continuación se hace presentación de una lista con las principales consideraciones que debe tener en cuenta una Institución de Educación para lograr éxtio en su implementación.

Iniciar a Tiempo
- Inicio oportuno del proyecto de sistematización y capacitación al personal operador

Adecuada Apropiación de los Operadores
- Desarrollar sesiones de socialización con espacios para el uso del sistema

Dominio de la Herramienta Tecnológica
- Implementar procesos de verificación del conocimiento, dominio conceptual y técnico de las funcionalidades del producto software.

Desarrollar Seguimiento Contínuo
- Además del soporte que brinda un producto software, se hace necesario la logística o gerencia del servicio tecnológico aplicando buenas prácticas de gestión TI.

Retroalimentación y Mejoramiento Contínuo
- El hecho de tener un sistema escalable y centralizado en la nube, ayuda en las tareas de actualización oportuna de aspectos funcionales, éstos mejoramientos deberán implementarse según la dinámica de los requerimientos.

Óptima Configuración- Una vez se establece el proyecto, se deberá conocer en detalle el Sistema Institucional de Evaluación y algunas consideraciones especiales para dar el respectivo tratamiento a nivel de parámetros generales o de la vigencia.

Asesoría y Soporte Técnico
- El proyecto de sistematización SICAT20we, requiere de un acompañamiento técnico, profesional y especializado, según las necesidades, incidentes y / o consultas que se tengan por los directivos y líderes funcionales del lado del cliente.

SICAT es Apoyo Estratégico a la Calidad en Secretarías de Educación

SICAT20we es un portal en Internet para trabajo colaborativo por parte de los principales actores involucrados en los “SIE” Sistemas Institucionales de Evaluación, éste incorpora funcionalidades que permiten la cooperación organizada y segura para distintos roles de accesos, entre ellos Directivos, Docentes, Alumnos, Padres de familia y Psicorientación. Esta solución tecnológica brinda innumerables beneficios no solo a las Instituciones sino también a la Secretaría de Educación por las facilidades de registro, reporte y análisis gráfico de información en tiempo real.

Con la puesta en marcha de esta solución tecnológica en las Instituciones beneficiarias se podrá contar con información transaccional y de apoyo a la toma de decisiones oportunamente gracias al trabajo en línea sobre Internet. Las principales funcionalidades fortalecen las gestiones sobres administración del currículo, carga académica y horarios, la bitácora de clases, novedades de inasistencia, valoración académica según sus SIE y seguimientos realizados sobre deserción escolar, así mismo será posible estandarizar criterios de evaluación y así lograr una medición de indicadores que posibiliten el análisis de resultados por parte de la Secretaría de Educación y por nuestros investigadores en aras de entregarle un documento de línea base con las conclusiones de este proceso de innovación tecnológica en educación.

SICAT Alimentando su Prematricula con Datos del SIMAT

A diferencia de muchos sistemas de información, SICAT20we permite que su información de prematriculas sea cargada a partir de archivos excel de máximo 10 columnas requeridas, por lo cual, resulta muy sencillo adecuar los datos iniciales y poblar las principales tablas de la base de datos con el insumo de un archivo de matriculas exportado desde SIMAT.

Hemos desarrollado un proceso automatizado que extrae datos de ese archivo de exportación y los coloca en el formato que requiere SICAT20we, con esto es muy rápido tener la información mas actualizada de sus alumnos en nuestro sistema y garantizar un inicio de nuevo proyecto en menos de 2 horas.

SICAT Aporta Información para Prevenir la Desercion Escolar

Al utilizar SICAT20we en su institución, puede tener a su disposición opciones de registro, seguimiento y reportes que permiten conocer con mayor detalle la inasistencia de cada alumno; este sistema no se limita en presentar una cantidad total de horas de fallas en el informe de valoraciones del periodo, sino que almacena por fecha y hora de clase las novedades de inasistencia.

Confiamos que con información de calidad y oportuna, si se puede tomar una buena decisión que ayude a prevenir situaciones de deserción. SICAT20we ofrece un registro de inasistencia desglosado, opción de captura de las novedades de convivencia escolar que alimentan la bitácora del director de grupo, opción de notificación y visualización ampliada de esta información por parte de distintos perfiles (Coordinación, Psicorientación y Docentes) y una ficha de matricula que tiene los datos de contacto de los acudientes, consideramos que con esta información se hace posible establecer comunicación para alertar sobre el inicio de un posible caso de deserción.

SICAT Gestionando la Información de Registro Academico

Permitir diversos escenarios de operación con los datos de alumnos es una de la principales ventajas de SICAT20we, la institución que usa el sistema, puede determinar si trabaja con registros de prematricula (datos básicos del alumno y curso), con una matricula regular (adiciona los datos de acudientes y responsable de cuenta) o con una matricula integrada (datos de caracterización completa).

SICAT Gestionando la Información de Contenido Academico

El alcance de SICAT20we no se limita a la captura de datos de frases de valoración como competencias, desempeños, estándares, indicadores, logros y observaciones (fortalezas, debilidades, recomendaciones).

SICAT Gestionando la Información de Valoración Academica

El esquema de trabajo que se plantea con SICAT20we, facilita el registro de conceptos de valoración cualitativa o cuantitativa, los diversos perfiles de usuarios involucrados con la valoración de alumnos pueden ingresar vía Internet y realizar sus funciones de manera descentraliza y autónoma.

Diversas normatividades están incluidas en el sistema, cada institución puede emplear una o múltiples de ellas simultáneamente, tenemos buena experiencia con la adecuación ágil de los SIE "Sistemas Institucionales de Evaluación", para ello SICAT20we cuenta con un completo entorno de configuracion que permite especificar los criterios de evaluación, porcentajes, controles a aplicar, formulas y representación de los resultados de cada valoración obtenida.